Logiciel de contrats immobiliers : pourquoi la simplicité devient essentielle dans une agence de 10, 20 ou 30 collaborateurs
Logiciel de contrats immobiliers : pourquoi la simplicité devient essentielle dans une agence de 10, 20 ou 30 collaborateurs
Lorsqu’un logiciel est particulièrement simple à utiliser, on pourrait être tenté de penser qu’il s’adresse principalement aux petites agences immobilières.
Avec Sinimo, c’est exactement l’inverse.
La simplicité est naturellement utile à un agent immobilier indépendant ou à une agence de trois personnes. Mais lorsque 10, 20, 30 ou 50 collaborateurs doivent produire quotidiennement des mandats, avenants, offres d’achat, compromis ou baux, elle devient un véritable enjeu d’organisation.
Former moins longtemps les nouveaux collaborateurs, homogénéiser les pratiques, automatiser le registre des mandats, réduire les erreurs et éviter que chaque négociateur doive posséder des connaissances juridiques approfondies permettent de gagner un temps considérable à l’échelle d’une organisation.
Pourquoi l’offre Sinimo commence-t-elle à 5 utilisateurs ?
Pourquoi l’offre Sinimo commence-t-elle à 5 utilisateurs ?
L’offre d’entrée de Sinimo comprend actuellement cinq utilisateurs.
La raison est assez simple : une agence immobilière française compte fréquemment quelques collaborateurs, et une formule permettant d’équiper immédiatement jusqu’à cinq personnes correspond donc à une part importante du marché.
Ce choix tarifaire ne constitue absolument pas une limite technique ou fonctionnelle de Sinimo.
L’application propose aujourd’hui publiquement différentes formules pour 5, 10, 20 ou 50 utilisateurs, et les comptes peuvent être configurés pour des organisations beaucoup plus importantes. La documentation Sinimo prévoit également des abonnements allant au-delà des formules directement affichées sur le site.
Sinimo peut ainsi convenir :
. à un agent immobilier indépendant ;
. à une petite agence de 3 à 5 personnes ;
. à une agence de 10, 20, 30 ou 50 collaborateurs ;
. à un groupe exploitant plusieurs agences ;
. à un réseau de mandataires ;
. ou à une organisation comprenant plusieurs centaines ou milliers de professionnels sous un même environnement.
L’interface et la logique de génération restent les mêmes.
C’est justement ce qui facilite le déploiement.À 30 collaborateurs, quelques minutes perdues deviennent des centaines d’heures
À 30 collaborateurs, quelques minutes perdues deviennent des centaines d’heures
Prenons un exemple très simple.
Si un logiciel complexe fait perdre seulement 10 minutes supplémentaires par semaine et par collaborateur, cela semble presque insignifiant.
Mais avec 30 personnes :
30 collaborateurs × 10 minutes × 47 semaines travaillées =
235 heures par an.
Et nous parlons ici de seulement dix minutes par semaine.
Si chaque négociateur perd du temps à rechercher le bon modèle, choisir une clause, modifier un document, demander de l’aide à un responsable ou comprendre comment générer un avenant, l’impact devient rapidement beaucoup plus important.
C’est pourquoi, dans une grande agence, la question n’est pas uniquement :
« Le logiciel sait-il produire un compromis ? »
Il faut aussi demander :
« Combien de temps faut-il pour apprendre à mes 30 collaborateurs à produire correctement ce compromis ? »
Sinimo : le collaborateur renseigne le dossier, le logiciel construit le contrat
Sinimo : le collaborateur renseigne le dossier, le logiciel construit le contrat
Sinimo n’a pas été pensé comme un simple catalogue de contrats à trous.
Le professionnel renseigne son bien, ses propriétaires, ses acquéreurs ou locataires, ses diagnostics et les différentes caractéristiques de son affaire.
Le moteur Sinimo analyse ces informations et sélectionne automatiquement parmi les variantes de clauses et de paragraphes prévues celles correspondant au dossier.
Le site Sinimo annonce aujourd’hui plus de 50 types de contrats pouvant être générés en moins de deux minutes et sans nécessiter que l’utilisateur maîtrise lui-même la construction juridique du document.
Pour un directeur d’agence, cela change profondément la manière de former un nouveau collaborateur.
Un nouveau négociateur n’a pas besoin de devenir immédiatement spécialiste d’un éditeur de contrats.
Il apprend d’abord à renseigner correctement son dossier.
Sinimo se charge ensuite d’exploiter ces informations pour produire le document correspondant.
Plus l’équipe est grande, plus l’homogénéité devient importante
Plus l’équipe est grande, plus l’homogénéité devient importante
Dans une agence de deux personnes, une erreur peut souvent être détectée rapidement.
Avec 30 collaborateurs, la situation est différente.
Certains ont vingt années d’expérience.
D’autres viennent d’être recrutés.
Certains connaissent parfaitement les subtilités juridiques du métier.
D’autres sont avant tout d’excellents commerciaux.
Le risque est alors de voir apparaître autant de méthodes de travail que de collaborateurs.
Avec Sinimo, tout le monde travaille dans le même environnement et avec le même moteur contractuel.
Lorsqu’une règle ou une variante de contrat évolue, elle peut être intégrée directement dans Sinimo.
L’organisation n’a pas besoin de demander à chacun de télécharger le nouveau modèle Word ou PDF et de supprimer l’ancienne version stockée sur son ordinateur.
Le registre des mandats : un exemple parfait de ce qui devient critique dans une grande agence
Le registre des mandats : un exemple parfait de ce qui devient critique dans une grande agence
Le registre des mandats est probablement l’un des meilleurs exemples de la différence entre une tâche relativement simple dans une petite agence et une problématique beaucoup plus importante dans une structure comptant plusieurs dizaines de collaborateurs.
La réglementation impose que tous les mandats soient enregistrés chronologiquement dans un registre, que le numéro attribué soit reporté sur l’exemplaire remis au mandant et que les mandats ainsi que le registre soient conservés pendant dix ans. Le registre peut être tenu électroniquement sous réserve de respecter les conditions prévues par le Code civil.
Beaucoup d’agences ont historiquement tenu ce registre sur papier.
D’autres utilisent aujourd’hui un registre numérique distinct de leur outil de contrats.
Dans les deux situations, il reste une intervention humaine :
créer le mandat d’un côté, puis penser à mettre à jour le registre de l’autre.
Avec 30 collaborateurs, ce fonctionnement multiplie les possibilités d’oubli.
Avec Sinimo, le registre se met à jour au fil de la vie du mandat
Avec Sinimo, le registre se met à jour au fil de la vie du mandat
Le registre des mandats transaction et le registre de gestion sont directement intégrés à Sinimo.
Lorsqu’un collaborateur prépare son mandat, il peut demander la génération de son numéro.
Le numéro est alors attribué définitivement et la ligne correspondante est créée dans le registre.
Sinimo fait ensuite évoluer automatiquement le statut selon la vie du dossier :
numéro créé → mandat non signé
mandat envoyé → en attente de signature
mandat signé → signé
signature électronique → signé électroniquement
compromis signé → sous compromis
et, lorsqu’une situation évolue, le registre peut également être enrichi des événements associés au mandat.
Les avenants peuvent notamment être automatiquement signalés dans les observations du registre. Sinimo recommande d’ailleurs cette traçabilité même lorsque l’inscription de l’avenant n’est pas elle-même légalement obligatoire.
Ainsi, lorsqu’un collaborateur crée une baisse de prix, réalise un avenant, fait évoluer son mandat, enregistre une offre ou poursuit la transaction jusqu’au compromis, l’historique du dossier reste centralisé.
Un registre conçu pour préserver l’intégrité et la chronologie
Un registre conçu pour préserver l’intégrité et la chronologie
Un registre des mandats numérique ne doit évidemment pas se comporter comme un simple fichier Excel que l’on peut réécrire librement.
Dans Sinimo, une fois le registre activé et son numéro de départ choisi, cette activation est définitive.
De la même manière, lorsqu’un numéro de mandat est généré, ce numéro devient définitif.
Il n’est pas possible de supprimer un numéro pour réorganiser ensuite la chronologie comme si le mandat n’avait jamais existé.
Cette logique vise précisément à assurer les garanties d’intégrité attendues d’un registre électronique. La documentation Sinimo présente son registre comme conforme aux règles applicables aux registres numériques et offrant les garanties nécessaires en cas de contrôle.
Le registre peut également être exporté à tout moment en PDF, dans son ensemble ou entrée par entrée.
Pour un directeur d’agence ou un responsable de réseau, cela apporte une tranquillité particulière : le registre n’est plus une tâche administrative parallèle qu’il faut penser à contrôler chaque semaine.
Pourquoi l’automatisation du registre devient décisive avec 20 ou 30 négociateurs
Pourquoi l’automatisation du registre devient décisive avec 20 ou 30 négociateurs
Imaginons 30 collaborateurs prenant seulement quatre mandats chacun par mois.
Cela représente :
120 nouveaux mandats par mois
soit :
1 440 mandats par an.
À cela s’ajoutent les avenants, les modifications de prix, les signatures, les compromis, les résiliations et toutes les évolutions intervenant pendant la commercialisation.
Demander à une assistante, à un responsable ou à chaque négociateur de reporter manuellement chacune de ces informations dans un registre séparé signifie multiplier les manipulations.
Avec Sinimo, une grande partie de cette traçabilité est directement liée aux actes générés dans le logiciel.
La différence ne se mesure donc plus seulement en minutes économisées.
Des agences de plusieurs dizaines de collaborateurs utilisent déjà Sinimo
Des agences de plusieurs dizaines de collaborateurs utilisent déjà Sinimo
Sinimo n’est pas seulement théoriquement compatible avec les équipes importantes.
Parmi les comptes clients Sinimo figurent actuellement, selon les données internes de la plateforme, des structures telles que :
Ma Compagnie Immobilière : 39 collaborateurs
Easybien.fr : 33 collaborateurs
Terrasse en Ville Saint-Michel : 20 collaborateurs
Home Immo : 20 collaborateurs
Office Immobilier : 19 collaborateurs
Harmony Immo / Immostagers Group : 16 collaborateurs
ainsi que de nombreuses structures comptant entre 10 et 15 professionnels.
Ces exemples illustrent un point important : le forfait de départ à cinq utilisateurs ne définit pas le profil des agences auxquelles Sinimo s’adresse.
Il correspond simplement au point d’entrée tarifaire.
L’exemple de Ma Compagnie Immobilière
L’exemple de Ma Compagnie Immobilière
Ma Compagnie Immobilière constitue un exemple intéressant.
Le réseau compte actuellement 39 collaborateurs dans son environnement Sinimo selon les données internes de l’application.
Parmi ses associés figure Fabrice Abraham, dont le parcours dans l’immobilier est bien connu : après avoir occupé différentes fonctions de direction chez Century 21 France, il a notamment dirigé le réseau Guy Hoquet. Il est aujourd’hui présenté publiquement comme consultant associé de Ma Compagnie Immobilière.
Le site de Ma Compagnie Immobilière montre d’ailleurs une organisation composée de nombreux mandataires répartis sur différents secteurs géographiques.
Cet exemple permet surtout de rappeler qu’un outil simple à utiliser ne signifie pas un outil réservé aux petites structures.
Et pour un réseau de mandataires ?
Et pour un réseau de mandataires ?
Les mêmes principes prennent encore plus d’importance.
Un réseau de plusieurs centaines ou milliers de professionnels ne peut pas raisonnablement supposer que chaque nouveau mandataire maîtrise immédiatement :
. toutes les règles de rédaction ;
. toutes les variantes de clauses ;
. la bonne version des documents ;
. le registre ;
. les évolutions juridiques ;
. et le fonctionnement d’un éditeur complexe.
Le système doit être suffisamment structuré pour permettre au réseau de définir son cadre de travail une fois, puis de le déployer à grande échelle.
Sinimo peut être configuré pour ce type d’organisation, y compris pour des réseaux comptant jusqu’à plusieurs milliers de collaborateurs sur un même environnement.
C’est dans ce contexte que la philosophie de Sinimo prend probablement sa dimension la plus intéressante :
mettre la complexité dans le logiciel afin de conserver une utilisation simple pour chacun des professionnels du réseau.Une petite agence gagne du temps. Une grande agence change d’échelle.
Une petite agence gagne du temps. Une grande agence change d’échelle.
Pour un agent travaillant seul, Sinimo permet notamment de réduire l’administratif, produire rapidement ses documents et éviter de maintenir lui-même plusieurs outils.
Pour cinq personnes, il permet d’harmoniser les méthodes.
Pour 30 collaborateurs, il limite la formation et automatise une partie importante du contrôle administratif.
Pour plusieurs centaines de mandataires, il permet de déployer le même processus contractuel à très grande échelle.
C’est pourquoi il est trompeur de considérer la simplicité comme une caractéristique destinée uniquement aux petites agences.